WBSO Tips & Tricks Deel 6: S&O verklaring en jouw WBSO verzilveren

Wanneer jouw WBSO aanvraag positief is beoordeeld, ontvang je een S&O verklaring, ofwel een beschikking van RVO. Hierin wordt uitgesplitst hoeveel uren (en kosten en uitgaven indien van toepassing) zijn goedgekeurd per project. Soms wordt er nog een opmerking in de beschikking gezet door de beoordelend adviseur; neem deze serieus. Dit gaat vaak over aspecten die nét geen vragenbrief waard waren. Mocht de genoemde situatie zich echter blijven voordoen, dan zul je bij een volgende periode alsnog een vragenbrief ontvangen.

‍

Verrekenen van jouw voordeel

Bij een S&O verklaring is een overzicht toegevoegd van de relevante geldbedragen, bijvoorbeeld het S&O-loon, het aantal uren, en de vergoeding op basis van de kosten of de forfaitaire benadering. Met een S&O verklaring op zak wordt het zaak om echt voordeel binnen te halen. Dit kan het beste gebeuren in overleg tussen de financiële- en de R&D afdeling. Bij een goede WBSO aanvraag vraag je een bepaald percentage aan boven de hoeveelheid uren die je werkelijk verwacht te maken (de veiligheidsmarge). In overleg met de ontwikkelingsafdeling is dit aantal uren bepaald. De financiële afdeling kan de WBSO echter beter verzilveren op basis van de werkelijk verwachte realisatie (zonder veiligheidsmarge). Zo voorkom je dat bij de mededeling onverwacht een groot bedrag aan loonbelasting terug te moeten betalen.

‍

Administratie

In de S&O verklaring wordt er ook gewezen op de noodzaak om een S&O administratie bij te houden. Probeer deze administratie te integreren of te combineren met de administratie die jouw bedrijf momenteel al voert. Zo minimaliseer je de administratieve lasten. Wat betreft de urenadministratie moet het voornamelijk inzichtelijk zijn wie, welke uren, op welke dag, aan welk WBSO project heeft besteed. Dit moet binnen tien werkdagen worden geregistreerd. In de projectadministratie bewaar je alle documenten gerelateerd aan het project. Door de namen van de betrokken medewerkers en de datum van uitvoering op deze documenten te zetten, is de administratie al snel compleet.